In cursul anului 2017 a fost acordata asistenta de specialitate si efectuate controale la un numar de 69 de creatori si detinatori de documente.
Controale – de fond 27, controale tematice – 19, controale de revenire – 23.
Deficiente constatate in cadrul actiunilor de control realizate de inspectorii/consilierii S.J.A.N. Vaslui:
– neconstituirea sau nereactualizarea nomenclatoarelor arhivistice in conformitate cu noile organigrame ale unitatilor, respectiv necompletarea noilor genuri de documente create;
– necompletarea indicativului din nomenclator in registrul de intrare iesire a corespondentei pentru fiecare document in parte, in cadrul unor institutii se realizeaza inregistrarea documentelor electronic dar se pastreaza si inregistrarea in registrele clasice;
– lipsa formelor de gestiune asupra circulatiei documentelor de la registratura la compartimentele creatoare ( borderouri, condici de predare primire) sau necompletarea acestora;
– neconstituirea documentelor in dosare potrivit nomenclatorului arhivistic la nivelul compartimentelor creatoare de documente;
– neprelucrarea dosarelor la nivelul compartimentelor creatoare (legare, numerotare, certificare, ordonare, inventariere).
– nepredarea documentelor de la compartimente la depozitul de arhiva pe baza de proces verbal de predare primire si inventar.
– nedesemnarea (neactualizarea) Comisiilor de selectionare si a responsabilului cu activitatea de arhiva, dar si fluctuatia personalului numit responsabil cu arhiva, (nepreluarea depozitului de arhiva pe baza unui proces-verbal;
– neprelucrarea arhivistica a documentelor existente in depozitul de arhiva (ordonare, inventariere);
– lipsa instrumentelor de evidenta la nivelul depozitelor de arhiva (registrul de evidenta curenta a intrarilor-iesirilor; registrul de depozit), ori necompletarea acestora;
– insuficienta preocupare a factorilor de conducere in ceea ce priveste asigurarea conditiilor de pastrare, protectie si conservare a documentelor, prin amenajarea depozitelor de arhiva in conformitate cu prevederile legale;
– neselectionarea documentelor cu termen de pastrare expirat si nepredarea la Arhivele Nationale a documentelor cu termen de pastrare permanent, la 30 de ani dupa crearea acestora. – Incheierea unor contracte cu operatori economici autorizati pentru prestarea de servicii arhivistice : subliniem faptul ca, potrivit art. 4 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, persoanele fizice si persoanele juridice, creatoare si detinatoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, denumite in continuare creatori si detinatori de documente, raspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor in conditiile legii, prin urmare, contractarea unor prestatori de servicii autorizati, nu exonereaza unitatea creatoare/detinatoare, de obligatiile si responsabilitatile stabilite de lege.
– in unele cazuri beneficiarul nu a verificat modul in care operatorul economic prestator de servicii arhivistice a realizat operatiunile arhivistice;
– neinaintarea catre Arhivelor Nationale, ( art. 41, Legea 16/1996 ) in termen de 30 de zile, a documentelelor care le atesta infiintarea, reorganizarea sau desfiintarea, in conditiile legii, precum si masurile dispuse in vederea arhivarii documentelor create sau detinute de acestia. – Nesolicitarea avizului Arhivelor Nationale in cazul scoaterii din evidenta in urma transferarii temporare / permanente a unor documente .
Recomandari pentru remedierea deficientelor si imbunatatirea activitatii pe linie de arhiva:
– desemnarea responsabililor cu activitatea de arhiva in functie de capacitate si timpul disponibil care poate fi alocat in vederea prelucrarii documentelor; asigurarea participarii acestora la programe tematic de formare in vederea avizarii.
– cuprinderea in planul de pregatire profesionala continua a personalului a Legii Arhivelor Nationale precum si a Instructiunilor privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente.
– controale periodice ale conducatorilor institutiilor la depozitul de arhiva si la compartimentele creatoare de documente in vederea verificarii stadiului de prelucrare arhivistica a documentelor ( conform standardului 13 din Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitatilor publice);
– masuri financiar-logistice privind amenajarea spatiilor de depozitare a documentelor in conformitate cu prevederile legale; amenajarea de noi spatii de depozitare, precum si decongestionarea spatiilor de depozitare prin intocmirea tematic a lucrarilor de selectionare in conformitate cu prevederile legale.